Lleoliad:
Cynhadledd fideo MS Teams
Dyddiad: Dydd Llun, 27 Ebrill 2020
Amser:
10.00 -
12.00
------
Categori |
Enwau |
Aelodau: |
Bob Evans, Cynghorydd Annibynnol a Chadeirydd y Pwyllgor Ann Beynon OBE, Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor Aled Eirug, Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor Suzy Davies AC, Comisiynydd y Cynulliad ac aelod o'r Pwyllgor |
Swyddogion: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Gareth Watts, Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd Gareth Lucey, Swyddfa Archwilio Cymru Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor a Rheolwr Risg Ryan Bishop, Dirprwy Glerc y Pwyllgor Arwyn Jones, Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad (Eitem 12) Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol (Eitem 12) |
1 Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datgan buddiannau
1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd fod ymddiheuriadau wedi dod i law gan Ann-Marie Harkin, Archwilio Cymru.
1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.
1.3 Er mwyn adlewyrchu’r ffaith bod enw Comisiwn y Cynulliad wedi newid i Gomisiwn y Senedd, a bod hynny wedi dod i rym ar 6 Mai, cytunwyd y tu allan i’r Pwyllgor y byddai enw llawn y Pwyllgor yn newid i Bwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg Comisiwn y Senedd (SCARAC) ac mai’r enw a fyddai’n cael ei ddefnyddio’n fewnol fyddai ARAC.
2 Cofnodion 20 Ionawr, camau i'w cymryd a materion yn codi
ACARAC (02-20) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Ionawr 2020
ACARAC (02-20) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Ionawr.
2.2 Cytunodd aelodau'r Pwyllgor i gynnal trafodaethau pellach â swyddogion er mwyn bwrw ymlaen â’r camau yn ymwneud â mynychu cyfarfod o’r Bwrdd Gweithredol yn y dyfodol i drafod y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd, a sesiwn friffio gyda’r tîm Cymorth Busnes i'r Aelodau ar fonitro treuliau Aelodau’r Cynulliad.
2.3 Ymatebodd Gareth i gwestiynau ar amserlenni ar gyfer gweithredu argymhellion yr archwiliad o seiberddiogelwch ac o ran cynnal yr archwiliad o ddiwylliant cydymffurfio. Esboniodd Gareth, oherwydd yr aflonyddwch a achoswyd gan argyfwng y Coronafeirws (Covid-19), a'i ran wrth arwain ymateb y Comisiwn, y byddai rhywfaint o’r gwaith archwilio yn cael ei ddal yn ôl.
2.4 Gwahoddodd y Cadeirydd Arwyn i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynllun cyfathrebu ar gyfer y prosiect newid enw. Esboniodd Arwyn, gan fod y dyddiad ar gyfer y newid enw wedi ei osod mewn deddfwriaeth, nad oedd cyfle i’w newid. Fodd bynnag, oherwydd Covid-19, roedd y digwyddiadau lansio a gynlluniwyd wedi cael eu disodli gan ddull gweithredu allweddol mwy cynnil, gyda'r posibilrwydd o lansiad mwy cadarn yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Eglurodd hefyd fod trafodaethau'n mynd rhagddynt ynghylch y cyfleoedd a ddaw yn sgil gostwng yr oedran pleidleisio i ganiatáu i bobl ifanc 16 a 17 oed bleidleisio, a byddai cofrestriadau ar gyfer hyn yn agor ar 1 Mehefin 2020 (ar gyfer etholiadau'r Senedd yn 2021) i lansio ymhellach neu i godi ymwybyddiaeth ynghylch y newid enw.
2.5 Cydnabu aelodau'r Pwyllgor y newid yn y dull o weithredu a thrafodwyd y potensial i godi ymwybyddiaeth drwy sianeli cyfryngau cymdeithasol, gan gynnwys rhai Aelodau'r Cynulliad, ynghyd â defnyddio grwpiau ffocws. Mewn ymateb, nododd Arwyn gynlluniau i gynyddu arbenigedd yn y Comisiwn o ran y defnydd o’r cyfryngau cymdeithasol. Nodwyd y dylid cadw'r negeseuon mor syml â phosibl i helpu'r cyhoedd i ddeall rôl y Senedd fel deddfwrfa a dwyn Llywodraeth Cymru i gyfrif.
2.6 Nododd y Pwyllgor y bu ymgysylltu cynnar â rhanddeiliaid allweddol ac y byddai datganiad ysgrifenedig yn cael ei gyhoeddi gan y Llywydd ar 6 Mai.
2.7 Diolchodd y Cadeirydd i Arwyn am roi’r wybodaeth ddiweddaraf a gofynnodd iddo sicrhau bod y Pwyllgor yn cael ei hysbysu am gynlluniau cyfathrebu. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor yn dychwelyd at hyn yn y cyfarfod ym mis Mehefin.
Camau gweithredu
· (2.2) y Cadeirydd a Dave i drafod gyda Chadeirydd y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu, ynghylch pryd y dylid trefnu cyfarfod o'r Bwrdd Gweithredol gyda Chynghorwyr Annibynnol i drafod y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd.
· (2.2) y Cadeirydd a Gareth i drafod y dull gorau o ddarparu'r briff i ACARAC ar waith y tîm Cymorth Busnes i'r Aelodau a monitro treuliau Aelodau'r Cynulliad
· (2.3) Gareth i drafod â Suzy yr amserlen ar gyfer gweithredu’r argymhellion o’r adolygiad o seiberddiogelwch
· (2.3) Gareth i gynghori ar amseru'r adolygiad o ddiwylliant cydymffurfiaeth
· (2.7) Arwyn i rannu manylion y strategaeth gyfathrebu ddiwygiedig ar y newid enw gydag aelodau ACARAC – a rhoi adborth i ACARAC yn y cyfarfod ym mis Mehefin
3 Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
ACARAC (01-20) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
3.1 Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad, a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith llywodraethu a sicrwydd diweddar, gan gynnwys ymgysylltiad helaeth â threfniadau cynllunio parhad busnes y Comisiwn mewn perthynas â'r pandemig Covid-19 diweddar. Tynnodd sylw at y meysydd cynnydd a ganlyn:
· paratoi drafft cyntaf yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfer 2019-20, a oedd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfod hwn;
· cwblhau'r adolygiad archwilio mewnol o seiberddiogelwch, a ddosbarthwyd y tu allan i’r Pwyllgor, ac a gofnododd raddfa sicrwydd cymedrol;
· cwblhau'r archwiliad o lywodraethu prosiectau, a fyddai'n cael ei rannu â'r Pwyllgor yn fuan ac a oedd wedi cofnodi graddfa sicrwydd cymedrol hefyd;
· gwaith ar adolygiad o gydymffurfiad â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a oedd wedi, yn sgil argyfwng Covid-19, gweithredu dull gwahanol i’r hyn a gynlluniwyd. Roedd hyn wedi cynnwys trafodaethau gyda chydweithwyr yn y gwasanaeth cyfieithu a chofnodi lle’r oedd yn gallu cael sicrwydd a thystiolaeth dda o gydymffurfiaeth, gan gynnwys drwy Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng y Comisiwn a Chomisiynydd y Gymraeg. Byddai papur yn ymdrin â chanfyddiadau'r adolygiad yn cael ei rannu â'r Pwyllgor maes o law: ac
· roedd Victoria Paris wedi cwblhau’r arholiadau Archwilio Mewnol Ardystiedig yn llwyddiannus.
3.2 Eglurodd Gareth, oherwydd yr anawsterau sy’n codi o ganlyniad i weithio o bell, y byddai'r archwiliad arfaethedig o’r Gwasanaeth Ymchwil yn wynebu oedi a bod ystyriaeth bellach yn cael ei rhoi o ran ymarferoldeb cynnal yr archwiliad o dreuliau’r Aelodau ar gyfer 2019-20.
3.3 Holodd aelodau'r Pwyllgor am adroddiad diweddar Archwilio Cymru ar drefniadau Gwrth-dwyll yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a chytunodd swyddogion i ddosbarthu hyn.
3.4 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y wybodaeth ddiweddaraf a chroesawodd aelodau'r Pwyllgor ei ddull pragmatig o flaenoriaethu gwaith, o ystyried yr amgylchiadau.
3.5 Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann am effaith gohirio'r archwiliad o dreuliau’r Aelodau ac a oedd datrysiadau technolegol ar waith i liniaru hyn, dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor nad oedd hyn yn bosibl ar hyn o bryd oherwydd y broses sy’n gysylltiedig. Dywedodd hefyd fod trafodaethau’n mynd rhagddynt rhwng Archwilio Cymru a chydweithwyr yn y tîm Cymorth busnes i'r Aelodau i fod mewn sefyllfa i roi sicrwydd minimol ar gyfer 2019-20. Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith y byddai'r briff arfaethedig ar dreuliau’r Aelodau yn helpu i roi mwy o ddealltwriaeth i aelodau'r Pwyllgor o ran y prosesau sydd ar waith.
3.6 Mewn perthynas â chwestiynau am y defnydd o dechnoleg, gofynnodd Aled am eglurhad ar y sail resymegol dros y defnydd amlwg o feddalwedd fideogynadledda Zoom yn lle technolegau eraill sydd ar gael ar y farchnad. Mewn ymateb, dywedodd Dave a Manon y dewiswyd Zoom gan ei fod yn gallu hwyluso'r rhwymedigaeth gyfreithiol i ddarparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd ar gyfer busnes swyddogol y Cynulliad. Roedd yn cynnwys nodweddion defnyddiol eraill hefyd, gan gynnwys y gallu i ddangos nifer uwch o gyfranogwyr ar y sgrin na llwyfannau eraill.
3.7 Wrth ymateb i geisiadau am ddiweddariad ar yr offer camera a gafodd ei ddwyn yn ystod 2018-19, esboniodd Gareth y byddai hyn yn cael ei drafod yn yr adolygiad arfaethedig o Asedau Sefydlog a fyddai'n canolbwyntio ar ddiogelu asedau ac yn cynnwys cyfraniad gan y Pennaeth Diogelwch. Byddai manylion yr adolygiad hwn yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor maes o law ond cytunodd Gareth i ddarparu manylion pellach am yr amgylchiadau yn ymwneud â'r mater hwn i aelodau'r Pwyllgor yn y cyfamser.
Camau gweithredu:
· (3.3) Gareth i ddosbarthu adroddiad Archwilio Cymru ar drefniadau Gwrth-dwyll yn y sector cyhoeddus yng Nghymru.
· (3.7) Gareth i rannu gwybodaeth am yr amgylchiadau yn ymwneud â’r offer camera a gafodd ei ddwyn
4 Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20
ACARAC (02-20) Papur 4 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20
4.1 Amlinellodd Gareth Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20, gan nodi, er nad oedd wedi gallu cwblhau rhannau o'r cynllun archwilio mewnol y cytunwyd arno ar gyfer y flwyddyn, ei fod yn dal yn gallu cyhoeddi barn gymedrol o ran digonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol Comisiwn y Cynulliad.
4.2 Ychwanegodd Gareth fod hyn yn rhannol oherwydd y diwylliant iach parhaus o ymgysylltu ag archwilio mewnol yn ôl meysydd gwasanaeth, gyda'r rheolwyr yn ymateb yn gadarnhaol i'r argymhellion a wnaed a'u gweithrediad.
4.3 Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i Gareth am ei waith yn ystod y flwyddyn.
5 Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol
ACARAC (02-20) Papur 5 - Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol
5.1 Cyflwynodd Gareth yr Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor a gwahoddodd sylwadau. Wrth ymateb i gwestiynau ynghylch pam na adroddwyd am unrhyw ymgeisiadau amlwg o dwyll, cydnabu Gareth fod gan y Comisiwn reolaethau cadarn ar waith a oedd wedi ystyried yr hyn a ddysgwyd o brofiad blaenorol. Ychwanegodd fod sicrwydd pellach yn cael ei ddarparu drwy’r arfer o rannu gwybodaeth yn barhaus am ddigwyddiadau twyll gan bartneriaid allanol gan gynnwys Archwilio Cymru.
5.2 Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch bod yn fwy agored i risgiau posibl o dwyll o ganlyniad i bandemig Covid-19, rhoddodd Gareth sicrwydd bod y Comisiwn yn effro i'r risgiau hyn a chynigiodd rannu adroddiad diweddar gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar dwyll mewn llywodraeth leol fel gwybodaeth bellach.
5.3 Rhoddwyd sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor bod asedau a gymerwyd o'r swyddfa gan staff i hwyluso gweithio gartref yn ystod pandemig Covid-19 wedi'u cofnodi a bod archwiliad blynyddol o'r holl asedau wedi’i gynnal.
5.4 Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i Gareth am y sicrwydd ychwanegol a roddwyd.
Camau gweithredu:
· (5.2) Gareth i rannu adroddiad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar dwyll mewn llywodraeth leol gydag aelodau ACARAC.
6 Cydymffurfiad y Siarter Archwilio Mewnol ac Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)
6.1 Nododd a diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei bapur a oedd yn amlinellu cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ac yn cynnwys y Siarter Archwilio Mewnol.
6.2 Mewn perthynas â'r Siarter Archwilio Mewnol, nododd y Cadeirydd y byddai'n trafod cyfleoedd datblygu gyda Gareth, fel rhan o'i ddatblygiad proffesiynol parhaus fel Pennaeth Archwilio Mewnol.
Camau gweithredu:
· (6.2) y Cadeirydd i drafod datblygiad proffesiynol parhaus y Pennaeth Archwilio Mewnol gyda Gareth.
7 Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg, a chyngor i'r Swyddog Cyfrifyddu ynghylch cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon drafft i'r Comisiwn
ACARAC (02-20) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru
7.1 Croesawodd y Cadeirydd Gareth Lucey i'r cyfarfod. Tynnodd Gareth sylw’r Pwyllgor at y canlynol:
· bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi ymgymryd ag ymarfer ail-frandio ac ailenwi yn ddiweddar ac y dylid ei galw bellach yn Archwilio Cymru.
· bod y gwaith ar archwiliad 2019-20 wedi bod yn datblygu’n dda, ac ar y sail honno, rhagwelwyd y byddai'r ffi a amcangyfrifir yr un fath ag yn y blynyddoedd blaenorol, oni bai y ceir unrhyw newidiadau annisgwyl;
· er y byddai pob ymdrech yn cael ei wneud i gadw at yr amserlenni cytunedig ar gyfer yr archwiliad drwy gynlluniau wrth gefn ymgorfforedig, oherwydd ansicrwydd ynghylch pandemig COVID-19 byddai hyn yn cael ei adolygu'n barhaus drwy drafodaethau gyda Gareth Watts a Nia Morgan; ac
· y byddai'r Archwilydd Cyffredinol yn ysgrifennu at yr holl gyrff a archwilir yn amlinellu'r newidiadau yn y broses archwilio oherwydd y tarfu a achoswyd gan y pandemig COVID-19.
7.2 Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhoddodd Gareth Lucey sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai llwybrau archwilio effeithiol yn cael eu cynnal gan Archwilio Cymru wrth gynnal samplo byw ar-lein o'r system NAV fel rhan o'i archwiliad.
7.3 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y wybodaeth ddiweddaraf.
8 Adolygiad o'r Protocol ar gyfer Cydweithio
ACARAC (02-20) Papur 8 - Protocol ar gyfer Cydweithio
8.1 Nododd y Pwyllgor ei fod yn fodlon â'r Protocol ar gyfer Cydweithio.
9 Y wybodaeth ddiweddaraf am y gyllideb
ACARAC (05-19) Papur 9 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa ariannol
9.1 Cyflwynodd Nia yr eitem, gan ofyn i aelodau'r Pwyllgor nodi'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf ar gyfer 2019-20 a’r sefyllfa ariannol a ragwelir ar gyfer 2020-21 a 2021-22. Esboniodd Nia, oherwydd amseriad y cyfarfod, nad oedd yn bosibl rhoi esboniad cywir o’r sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn ar gyfer 2019-20, ond y byddai’r ffigyrau hyn yn cael eu darparu maes o law.
9.2 Gofynnodd Nia i'r Pwyllgor nodi bod cyllideb atodol wrthi’n cael ei thrafod gan y Comisiwn, mewn perthynas â'r oedi wrth weithredu newidiadau i IFRS16 - Prydlesi, a oedd i fod i ddod i rym ar 1 Ebrill 2020. Gohiriwyd hyn tan 1 Ebrill 2021. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, ychwanegodd Nia fod y newid hwn wedi cael effaith sylweddol ar alldro 2020-21, felly roedd angen cyllideb atodol.
9.3 Mewn ymateb i gwestiynau am gyfrifo darpariaeth gwyliau blynyddol staff y Comisiwn, rhoddodd Nia sicrwydd nad oedd hyn yn fater arwyddocaol ond bod y safonau cyfrifyddu yn ei gwneud yn ofynnol i’r ddarpariaeth hon gael ei chynnwys yn y cyfrifon adnoddau.
9.4 Diolchodd y Pwyllgor i Nia am y wybodaeth ddiweddaraf.
10 Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2019-20
· ACARAC (02-20) Papur 10 – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft
· ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad A – Naratif yr Adroddiad Blynyddol (gan gynnwys adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPI)
· ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad B – Datganiad Cyfrifon drafft
· ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad C – Datganiad Llywodraethu drafft
10.1 Amlinellodd Nia y dull cyffredinol a ddefnyddiwyd ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft 2019-20. O ran yr adran Cyfrifon (Atodiad B), nododd Nia, er gwaethaf yr amgylchiadau presennol, bod y Comisiwn yn rhagweld y bydd yn cyflawni ei dargedau tanwario.
10.2 Diolchodd y Cadeirydd i Nia am y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfrifon a gwahoddodd Arwyn i amlinellu'r ddogfen naratif (Atodiad A), gan awgrymu y dylid anfon sylwadau manwl ato yn ei gylch ar ôl y cyfarfod. Esboniodd Arwyn y broses ar gyfer llunio'r naratif, gan ddiolch i gydweithwyr, ac yn arbennig i Victoria Paris am ei hymdrechion sylweddol hyd yma, a nododd y byddai cyfraniadau gan rai meysydd gwasanaeth i ddilyn.
10.3 Byddai sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor yn cael eu cofnodi ar wahân gan y tîm clercio a byddent yn cael eu hystyried i’w cynnwys yn y naratif. Byddai dyddiad cau yn cael ei bennu ar gyfer unrhyw sylwadau pellach oherwydd yr amserlenni tynn o ran paratoi’r adroddiad terfynol.
10.4 Cyfeiriodd Suzy at adroddiad Laura McAllister ar Ddiwygio'r Cynulliad a thrafododd y Pwyllgor a ddylai'r Adroddiad Blynyddol gynnwys cyfeiriad at yr argymhellion nad oeddent wedi'u gweithredu a'r camau a gymerwyd gan y Comisiwn i liniaru hyn. Cytunwyd y byddai trafodaethau pellach ar hyn yn cael eu cynnal y tu allan i'r Pwyllgor.
10.5 Trafododd aelodau'r Pwyllgor a swyddogion y dull o gyflwyno’r DPA o ran ymgysylltu rhyngwladol, yn benodol a ddylid cynnwys ymweliadau gan bwyllgorau hefyd.
10.6 Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y gwaith a wnaed wrth baratoi'r adroddiad drafft, gan nodi'r safon uchel drwyddi draw.
10.7 Trafododd y Pwyllgor y Datganiad Llywodraethu drafft a nododd, gan mai drafft cynnar oedd hwn, bod bylchau lle y byddai cyfraniadau gan swyddogion perthnasol i ddilyn. Soniodd y Cadeirydd am bwysigrwydd y ddogfen mewn cyd-destun llywodraethu a chanmolwyd y swyddogion am y gwaith a wnaed arni hyd yma.
10.8 Awgrymodd Suzy y dylai swyddogion ystyried gosod troednodyn yn y Datganiad Llywodraethu drafft, i roi eglurder ynghylch cyfeiriadau at benaethiaid gwasanaeth y Comisiwn.
Camau gweithredu
· (10.3) Kathryn i gofnodi a rhannu sylwadau a roddwyd ar naratif yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiad Llywodraethu
· (10.3) Bob i roi cyngor ynghylch pryd y dylai aelodau’r Pwyllgor roi sylwadau pellach ar naratif yr Adroddiad Blynyddol a’r Datganiad Llywodraethu
· (10.4) Arwyn i ystyried sut i gofnodi ffyrdd yr ydym wedi lliniaru yn erbyn peidio â bwrw ymlaen â rhai o’r argymhellion yn adroddiad Laura McAllister
11 Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth
ACARAC (02-20) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth
11.1 Cyflwynodd Dave y papur, gan amlinellu'r heriau a wynebwyd yn ystod y flwyddyn, a oedd yn ymwneud yn bennaf â staffio ym maes diogelu data dros y cyfnod.
11.2 Er gwaethaf yr heriau, dywedodd Dave fod cynnydd wedi'i wneud mewn meysydd fel adolygu'r polisi Diogelu Data. Canmolodd hefyd waith Nisha Jadva, y swyddog Diogelu Data dros dro, am ei gwaith ymgysylltu da â meysydd gwasanaeth ar draws y sefydliad a chyda staff cymorth Aelodau'r Cynulliad er mwyn gwella ymwybyddiaeth ymhellach. Ychwanegodd fod yr angen am gadernid parhaus, ychwanegol yn y maes hwn wedi cael ei gydnabod.
11.3 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd am reoli Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR), esboniodd Dave yr heriau y mae'r Comisiwn yn eu hwynebu o ran ymdrin yn effeithiol â’r nifer cynyddol a natur gymhleth y ceisiadau. Ychwanegodd, er bod prosesau clir ar gyfer ymdrin â Cheisiadau Gwrthrych am Wybodaeth, y byddai'r rhain yn parhau i gael eu hadolygu'n rheolaidd.
11.4 Yng nghyd-destun rheoli risg data, tynnodd Ann sylw at yr angen i ystyried sut y gallai grymoedd allanol effeithio ar y sefydliad ac na ddylem gael ein llywio gan broses yn unig. Dywedodd Dave fod hyn eisoes yn cael ei ystyried fel rhan o drafodaethau sganio gorwel y Bwrdd Gweithredol yn y maes hwn.
11.5 Tynnodd Dave sylw hefyd at nifer o newidiadau i feddalwedd ledled y sefydliad a oedd wedi digwydd, gan gynnwys symud i SharePoint ac Office 365, yn ogystal â chyflwyno Microsoft Teams, gyda phob un yn dod â heriau o safbwynt llywodraethu gwybodaeth.
11.6 Roedd SharePoint ar fin cael ei gyflwyno i Aelodau'r Cynulliad a gofynnodd Suzy am y wybodaeth ddiweddaraf am gynlluniau ar gyfer symud gwybodaeth a'r cynllun marcio amddiffynnol. Rhoddodd Dave wybod i'r Pwyllgor am y gwaith parhaus sy'n mynd rhagddo i sicrhau bod y llwyfannau a ddefnyddir yn gweithio i'r Comisiwn ac i Aelodau'r Cynulliad a chydnabu'r cydbwysedd y mae angen ei sicrhau rhwng diogelu gwybodaeth a chefnogi gallu Aelodau'r Cynulliad i ymgysylltu'n effeithiol â'r cyhoedd.
11.7 Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch archifo ac yn benodol ar gydweithio â Llyfrgell Genedlaethol Cymru, cytunodd Dave i roi’r wybodaeth ddiweddaraf.
11.8 Roedd aelodau'r Pwyllgor yn fodlon â’r papur a diolchodd i Dave am y wybodaeth ddiweddaraf.
Camau gweithredu
· (11.2) Dave i rannu'r Polisi Diogelu Data diwygiedig gydag aelodau'r Pwyllgor
· (11.5) Dave i drafod gydag Aled ynghylch dull o archifo’r Comisiwn, yn enwedig unrhyw gynlluniau i weithio gyda Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn y dyfodol.
12 Diwygio'r Cynulliad - Newid Enw
ACARAC (02-20) Papur 12 - Ymgysylltiad Allanol o ran y Newid Enw - fel y'i dosbarthwyd o'r blaen y tu allan i’r Pwyllgor
12.1 Trafodwyd hyn o dan Eitem 2.
Eitemau a ddosbarthwyd y tu allan i'r Pwyllgor cyn y cyfarfod
12.1 Gwahoddodd y Cadeirydd sylwadau ar y papurau a ddosbarthwyd y tu allan i'r Pwyllgor:
· Adroddiad Risgiau Corfforaethol
· Crynodeb o’r Ymadawiadau;
· Y Flaenraglen Waith
12.2 Ni chafwyd sylwadau.
Camau gweithredu
Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 15 Mehefin 2020.